二十一般“兵器”助力企业级远程协作

【51CTO.com快译】 引言：随着越来越多的企业采用了远程团队的工作模式，他们也将需要选择合适的 工具 来协助管理分布各处的团队并提高生产效率。

根据今年五月，国际职场集团（International Workplace Group，IWG）发布的数据显示：有70％的专业人士每周至少在家工作一次。同时瑞士商业集团也预测：到了2020年，全球至少有50％的员工将完全采用远程办公的方式。

IWG通过调查还发现：灵活的工作方式有助于提高生产力、创造力、员工留任度和工作满意度。另外，远程办公与自由职业者模式也会让公司在财务和战略上具有优势。

不知您是否熟悉Testlio（译者注：是一家提供移动应用测试服务的创业公司）？他们拥有10000多名远程测试人员。这些在册的测试人员手中，有着4500台独特的设备，并且遍布60多个国家。

除了能够缩减开支，远程工作还打破了传统的朝九晚五工作方式，让员工更能体会到工作与生活之间的平衡。

不过在管理分布式团队的过程中，我们既要确保他们的技术水平和工作进度，又要保证整体团队成员间的沟通与协作能力，这的确是一件任重而道远的挑战。下面我们来介绍一些能够方便大家远程跟踪与沟通的工具。

一、沟通交流

如下工具能够使得远程团队的内部沟通更加便捷，而且有助于塑造和建立公司的企业文化。

1.Slack

它是团队沟通领域无可争议的王牌产品。您可以用它来为不同的主体或意图，如市场、设计、社交媒体、或新员工等，创建多个组群。

它能够方便简单的进行文件共享和归档文件的访问。同时，用户也可以直接互发邮件，或是为某个部门内的沟通创建小的组群。

如今，随着各种应用和集成产品的蓬勃发展，Slack也能够根据您自己的工作流进行定制，并与下面提及的各种工具互联互通，以及通过设置，实现自动推送消息的功能。

2.Skype（https://www.skype.com/en/）

Skype是一款典型的视频通话应用软件，它能够被免费地在本地和全球范围内被使用。该平台还包括即时消息、视频通话、语音通话、以及在Skype的桌面端或移动App之间进行群组通话。

3.Rocket.Chat（https://rocket.chat/）

Rocket.Chat是开发者社区的爱好者们根据自己的需求建立的一个通信平台。以服务于开发团队为目标的Rocket.Chat不但是一个消息平台，还能够方便您与同事进行视频聊天。

根据Rocket.Chat的开源属性，我们可以轻松地集成和定制大量其他类型的工具。此外，它的文件上传和共享功能，还能与Slack一较高下。

4.Zoom（https://zoom.us/）

有时候您的需求不仅限于快速地收发消息，还需要有可靠且易用的视频会议工具，那么Zoom就会让您眼前一亮。而对于那些目前仅能接受免费平台产品的公司而言，Zoom的免费版本完全可以容纳100人参会。

另外，基于其建立视频会议的简便性，它被Gartner评为最稳定、最可靠的工具。与此同时，通过与Slack的整合，您的团队成员可以通过输入“/zoom”，以获取即时会议的相关链接。

二、开发和设计协作

众所周知，设计通常是一项“团体运动”。无论是白板上的讨论，还是对于原型的评审，分布式的设计团队都需要进行实时的协作。

因此，我们需要为那些时常无法进行面对面交流的成员，预先建立好相应的工作流程，以便他们有着“若比邻”的感觉。

1.InVision（https://www.invisionapp.com/）

InVision允许团队为移动和Web应用创建交互式的原型。作为最全面的设计软件套件之一，InVision能够在整个设计过程中，为远程办公人员保持工作上的同步。

该工具有利于实现各种异步式的设计讨论场景，为大家跟踪反馈，并能轻松有效地提供演示和互动服务。同时，它具有一站式的线框图、规划和设计等功能，可谓是市场上最好的快速原型开发工具之一。

2.GitHub（https://github.com/）

Github可谓是满足了所有标准的，而且是最流行的源代码托管平台。它适合于各种类型的项目，特别是那些开源类别的软件。

事实上，它是公司内部和远程协作团队，用来开发软件产品的首选开发工具之一。同时，通过支持多种级别的访问方式，GitHub平台在全球范围内建立了一套安全的开发环境。当然，它也能轻松地与其他服务相集成。

三、项目管理和工作流

由于无法同处一室，我们在管理团队的生产力时会显得比较棘手。那么，如何选择恰当的项目管理软件，对于那些分布式的公司团队来说就显得意义非凡了。

1.Atlassian Jira（https://www.atlassian.com/software/jira）

Atlassian公司的Jira工具，能够帮助敏捷团队计划和跟踪各种项目与问题。它是一款跨平台的敏捷软件开发、和团队协作工具，能够协助用户快速、高效地交付出软件。它能够轻松地将市场营销、设计、以及DevOps等部门的人员“整合”到同一个页面及项目之中。

2.Zapier（https://zapier.com/）

工作流自动化是每一个现代化企业的必备法宝，它对于那些分布式团队更加重要。全球化团队可以依靠Zapier的更新文件功能，以确保每个成员“步伐一致”，其不会拖后手头的工作。

通过与公司的其他应用相集成，Zapier的自动更新有助于用户塑造出强大的远程工作类型的企业文化。

3.Trello（https://trello.com/）

看板式的项目管理工具Trello，可以被用于从产品开发到编辑，以及管理自由职业者的日常事务等许多方面。

它提供了可视化的待办事项列表，有助于各个项目能够按照既定的计划被推进。同时，您也可以创建各种板卡来管理自己的整个项目。而它的拖放功能也能够让您轻松地将文件和图片添加到板卡上。当然，您还可以为某个战略计划添加截止日期、标签、团队成员和备注，以方便跟踪其进度。

4.Basecamp（https://basecamp.com/）

Basecamp是由那些最早开发了远程通信工具的 程序员 们所创建，用来改善身处不同时区的团队成员之间的工作透明度、组织结构和可问责性的平台。

Basecamp能够帮助您轻松地为团队成员创建项目、分配待办事项和截止日期。同时，它的日历管理功能，可以协助您快速地定位到某个团队成员可能错过的里程碑。

四、文件管理

当那些地域分散的员工同时要访问某个文件时，或是他们需要将某些文件转呈给其他部门的同事以供后续输入时，数字化文档管理对于该企业的平稳运营就显得非常重要了。

1.Google Drive（https://www.google.ca/drive/）

不可否认，云存储已经极大地提高了人们的远程工作效率。Google Drive正是此类产品，它的工作文档、演示文稿和电子表格功能都是免费的。Google Drive提供了“随时随地快速访问”的一站式服务。您甚至可以自行关/开某些功能、启用共享、更改访问权限，以及跟踪各种变更。

通过Google套件所提供的Docs、Slides、Sheets，您可以轻松地在旅途中打开、编辑，并共享文件。只要您将Drive设置为脱机工作模式，就算不能上网，您照样可以编辑文档和电子表格。

2.Dropbox（https://www.dropbox.com/）

在平时工作中，我们时常会碰到需要通过电子邮件发送大文件，却又发不出去的麻烦。如果给团队事先申请了Dropbox帐户，我们就可以在团队内部便捷地共享文件，并让他们能够方便地访问到。

如果您下载了其桌面端的App，那么您还可以方便地通过拖/放的形式实现文件共享。

3.Huddle（https://www.huddle.com/）

Huddle是一款基于云服务的软件产品，它能够横跨所有的设备，同步所有的文件。通过与Salesforce、Microsoft Office和Google的集成，它能够更流畅地管理各项任务。

另外，它能够将消息通信、文件共享、以及任务管理等功能结合起来，实现对项目的高效管理。

五、安全工具

想必大家都有这样的体会：我们需要用唯一的强密码来守护各种类型的在线账户，而没有必要去记忆各种不同的密码。那么密码管理器就是能够满足此类需求的产品。它一般驻存在您的浏览器中，像一个数字“守门人”那样，在您访问某个特定网站时，为您添加相应的登录信息。因此，您只需要记住管理器本身的单一密码，便可“通行无阻”了。

1.1Password（https://1password.com/）

1Password具有为某个登录界面添加文档或图片，以增加安全验证层次的功能。

该平台方便了您轻松地为团队里的新成员产生通用的权限模板。另外，它还能自动地监控所有帐户可能的违规行为。

2.LastPass（https://www.lastpass.com/）

作为强大的密码管理器之一，LastPass既能为用户提供丰富的安全管理功能，又不至于让用户觉得无从下手。该软件不但直观、快速，而且能被众多平台所支持。

LastPass免费为用户提供了一个密码生成器，可无限量地产生密码和安全存储票证。它提供一对一的共享密钥和“挑战”，以测试所处环境的安全态势。

3.Dashlane（https://www.dashlane.com/）

Dashlane不仅能够为您保证密码安全，还能方便团队成员登录到他们所需的各种工具之上。

该平台能够让您快速地改变，那些已与Dashlane整合了的网站的登录密码。同时，它还能方便地捕捉票据。不过，其免费版本无法将您的密码同步到自己的手机上。

六、时间管理工具

由于企业的管理者需要让身处不同时区的人员能够协同工作，因此准确地录入在工作上所花费的时间，成了大多数远程团队所面临的主要问题之一。而我们可以通过时间管理工具，来追踪自己团队的项目进展和日常活动。

1.TimeCamp（https://www.timecamp.com/）

TimeCamp是一种能够跟踪用户行为的时间与生产力跟踪器。您可以通过它来确保远程办公人员能够专注于实际工作。

这种在线时间追踪软件能够帮助您，通过各种任务、人员、或预算来管理项目。它无缝地将各个时间记录分配到合适的项目中，监控员工使用互联网的耗时，并生成详细的报告。

此外，通过区分生产性和非生产性的活动，您还可以了解到员工是如何分配他们工作时间的。

2.When I Work（https://wheniwork.com/）

When I Work能够轻松地为员工安排工作，并能跟踪他们的有效工作时间。显然，这对于以小时计费的远程工作人员来说特别有用，他们可以登录其在线界面，并触发计时功能。

另外， 您也可以纵观整个团队一整周的时间表，通过拖放操作，来最大限度地减少安排上的冲突。

3.Harvest（https://www.getharvest.com/）

Harvest同样能够跟踪您团队的项目进度和日常活动。它还能为每个团队成员、任务或客户产生相应的报告。

为了节省时间和简化工作流程，您还可以将它与诸如：Slcak、Trello和Basecamp在内的其他工具相集成。

七、时间转换器工具

Time Buddy（https://www.worldtimebuddy.com/mobile-app）

Time Buddy能够通过可视化界面转换多个时区。您可以根据自己队友的位置添加对应的时区，以安排合适的视频碰面时间。不过，它的免费版本只允许您在四个地点之间进行调整。

八、员工奖励

无论是您眼前的员工，还是远程的同事，他们都需要有参与感和受到激励。不幸的是，由于缺少发自内心的鼓励，许多管理者都在无意之间流失了不同地域的人员。下面我们来看看此类工具。

WooBoard

这是一种游戏化的应用，它为公司提供了表彰和感谢员工的平台。您既可以用它来为团队庆功，员工也可以在此赚取奖励点数，以回购礼品卡。

选择适合自己的工具

当您运用基于云的工具来管理整个项目和团队时，请确保每个成员都使用相同的平台和工具。只要您选择的协作工具得当，远程团队成员就能以高效的工作方式，帮助您不断拓展业务。

原文标题：21 Organizational Tools for Remote Workers，作者: Lauren Gilmore

原文链接： https://dzone.com/articles/21-organizational-tools-for-remote-workers-testlio

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